După check-out
Rezervările tale, într-un fișier pe care îl poți deschide
Alegi o perioadă și o descarci. Un rând pentru fiecare rezervare, cu rapoartele de curățenie strânse în același rând, gata pentru un tabel sau pentru contabil.
Fără asta
- Ca să afli câte nopți ai avut trimestrul trecut, le numeri de mână.
- Contabilul îți cere o listă și tu faci o captură de ecran cu un calendar.
- Istoricul curățeniilor și rezervările trăiesc în două locuri diferite.
Ce primești
Alegi o perioadă și descarci un CSV. Intră fiecare rezervare ale cărei nopți ating perioada aceea, ordonate după data de check-in, câte un rând fiecare.
Coloanele acoperă ce îți trebuie de fapt ca să răspunzi la întrebări despre un sezon:
Rezervarea. Data de check-in, data de check-out, nopți, numele oaspetelui, referința ta, camera și starea.
Oamenii. Adulți, copii, bebeluși, animale și totalul.
Ce s-a întâmplat. Ora sosirii și notița, dacă le-ai cerut, câte fișe de date au fost trimise, de câte ori a fost deschis linkul ghidului și când a fost ultima dată.
De unde a venit. Dacă rezervarea a venit dintr-un calendar sau ai scris-o tu, plus notițele pe care le-ai ținut pe ea.
Curățenia. Câte curățenii s-au înregistrat pe acea rezervare, când a fost ultima și ce note a lăsat persoana care a făcut curat.
De ce sunt curățeniile pe același rând
Ar fi mai ordonat să pui evidența curățeniilor pe foaia lor. Ar fi și mai puțin util.
Întrebarea pentru care o gazdă deschide fișierul ăsta e aproape întotdeauna despre o singură rezervare: la aia s-a făcut curat și a zis cineva ceva despre ea. Să te uiți pe două foi ca să afli asta transformă o verificare de cinci secunde într-o formulă de căutare.
Așa că, la o rezervare, curățeniile ei sunt strânse în rândul ei. Dacă chiar ai nevoie de ele separat, un tabel poate desface o coloană mult mai ușor decât poate lipi două foi.
La ce e bun
Pentru contabil. Nopți, date și referințe într-un format cu care poate lucra, nu o captură de ecran.
Pentru gradul de ocupare. Sortezi pe luni, numeri nopțile, vezi forma anului tău.
Pentru un coproprietar. Dacă împarți o proprietate, un fișier e o discuție mult mai bună decât un ecran pe care trebuie să-l descrii.
Pentru propria memorie. Peste șase luni, „care era rezervarea aia la care s-a stricat dușul” e o căutare într-un tabel, nu o după-amiază pierdută.
Ce nu e în el, intenționat
Datele de identitate ale oaspeților nu sunt în fișierul ăsta. Nici seriile actelor, nici CNP-urile, nici adresele.
Alea se exportă separat, pentru fiecare rezervare, ca datele de identitate să fie ceva ce te duci și iei intenționat, nu ceva ce ajunge din greșeală într-un raport trimestrial. Fișierul ăsta îți spune că s-au trimis trei fișe și se oprește acolo.
Cât costă
Ambele exporturi fac parte din Pro, la fel ca înregistrarea oaspeților — nu are rost să colectezi datele dacă nu le poți scoate înapoi.
FAQ
Cu ce îl deschid?
E un CSV, deci cu Excel, Google Sheets, Numbers sau orice folosește contabilul tău. Nu ai nevoie de nimic special.
Conține și datele de identitate ale oaspeților?
Nu. Acelea se descarcă separat, pentru fiecare rezervare, ca datele de identitate să nu ajungă niciodată din greșeală într-un raport general. Fișierul ăsta are numărători, nu numere de pașaport.
Cum sunt incluse curățeniile?
Pe rândul rezervării, nu pe o a doua foaie. Întrebarea pentru care deschizi fișierul e de obicei „la aia s-a făcut curat și ce a zis?", iar asta se citește mai ușor pe un singur rând.