Fișa de anunțare a sosirii și plecării turiștilor

Dacă închiriezi un apartament, o casă sau o pensiune pentru câteva nopți, ești obligat să știi cine doarme la tine. Nu ca politețe, ci ca evidență: nume, act, date de sosire și de plecare. Documentul în care se scrie asta se numește fișa de anunțare a sosirii și plecării turiștilor, și aproape toată lumea îi spune pe scurt fișa de cazare.

Multă vreme a fost un formular tipărit, completat la ușă, pe genunchi, de un om abia coborât din avion. Din 2026 nu mai e. Evidența se ține electronic, iar asta schimbă mai puțin decât cred unii și mai mult decât speră alții.

Pagina asta e despre ce se cere, de ce, și cum poți să nu mai stai în ușă la unu noaptea cu un pix în mână.

Ce se trece, de fapt, în fișă

Datele sunt cele care răspund la o singură întrebare: cine e persoana asta și în ce nopți a stat aici. În mod obișnuit se cer:

• numele și prenumele complet
• data nașterii
• locul nașterii
• cetățenia
• tipul actului de identitate, seria și numărul
• adresa de domiciliu
• data sosirii și data plecării

Se completează pentru fiecare persoană adultă cazată, nu o singură dată pentru rezervare. Patru oameni într-un apartament înseamnă patru rânduri, nu unul cu numele celui care a făcut rezervarea.

Român sau străin, formularul nu e același

Aici se împotmolesc cele mai multe gazde și aproape toate formularele copiate de pe internet.

Un act de identitate românesc are serie, număr și CNP. CNP-ul are treisprezece cifre și e cel mai sensibil câmp din toată fișa.

Un pașaport sau un permis de ședere nu are nici serie în sensul românesc, nici CNP. Dacă îi ceri unui oaspete olandez CNP-ul, nu are ce să scrie, se blochează, și îți scrie ție pe WhatsApp la miezul nopții — exact situația pe care voiai să o eviți.

Un formular bun întreabă întâi ce fel de act ai și abia apoi cere câmpurile care există pe acel act.

Ce s-a schimbat din 1 ianuarie 2026

Din 2026 evidența turiștilor se ține electronic, prin SIT — Sistemul Informatic pentru Turism. Fișa pe hârtie nu mai e forma în care se ține evidența, iar amenzile prevăzute merg de la 2.000 la 10.000 de lei.

Ce nu s-a schimbat: datele cerute sunt aceleași. Un oaspete tot trebuie să îți spună cum îl cheamă, când s-a născut și ce act are. S-a schimbat doar unde ajung datele la final.

Ce înseamnă asta în practică pentru tine e că partea de adunat datele a rămas manuală, iar partea de raportat a devenit digitală. Cele mai multe gazde s-au concentrat pe a doua și au lăsat-o pe prima exact cum era: un teanc de hârtii, sau, mai des, un telefon plin de poze.

Diferența dintre SIT și codul unic SITUR — două lucruri complet separate pe care presa le amestecă mereu — e explicată în ghidul despre SIT și în ghidul despre codul SITUR.

Partea despre care nu vorbește nimeni

Hai să spunem pe față cum se rezolvă asta în realitate, la majoritatea apartamentelor din România: gazda fotografiază buletinul cu telefonul.

Poza rămâne în galerie. Urcă în backupul din cloud. Uneori ajunge și pe WhatsApp, între pozele de la mare și un screenshot cu o rețetă. Un CNP și o adresă de domiciliu, la nesfârșit, fără ca cineva să se gândească vreodată să le șteargă.

Legea 190/2018 tratează CNP-ul ca pe o categorie aparte de date, tocmai pentru că se poate face mult rău cu el. Iar dacă îți pierzi telefonul, ai pierdut buletinele a două sute de oameni.

Nu îți trebuie un produs ca să repari asta. Îți trebuie un obicei: ia datele de pe poză în ziua aceea și șterge poza. Dar obiceiurile astea se rup exact în serile în care ești obosit, adică exact în serile în care faci check-in.

Cum arată dacă oaspetele completează singur

Alternativa practică e simplă și nu are legătură cu vreo tehnologie complicată: oaspetele scrie datele el, de pe telefonul lui, cu o zi înainte să ajungă.

Le știe mai bine decât tine. Are actul la îndemână. Nu stă nimeni în picioare pe hol. Iar tu te trezești dimineața cu datele deja acolo.

Asta face GetAll Guide — un ghid digital pentru oaspeți, în care fiecare rezervare primește un link privat al ei. În linkul acela oaspetele are check-inul, wi-fi-ul, codul de la ușă și regulile casei; iar dacă pornești și înregistrarea, tot acolo îi apare cererea de a-și completa datele.

Oaspetele nu își face cont, nu instalează nimic și nu inventează nicio parolă. Deschide un link. Formularul se schimbă după actul pe care îl are, iar cine chiar nu vrea să scrie poate fotografia documentul în locul completării.

La final descarci un fișier CSV cu tot ce ai adunat, iar datele se șterg singure după perioada aleasă de tine — între o zi și un an de la check-out. Asta e diferența față de galeria telefonului: ștergerea se întâmplă chiar dacă tu uiți de ea.

Înregistrarea oaspeților face parte din planul Pro, la 5 € pe lună. Ghidul în sine, linkurile private și codurile de acces cu temporizare sunt gratuite pentru o proprietate.

Ce rămâne, oricum, treaba ta

Merită spus fără ocolișuri, pentru că alte produse se vând exact pe promisiunea asta.

Un ghid digital adună datele. Nu le transmite în SIT și în niciun alt sistem al vreunei autorități, nu obține un cod SITUR, nu calculează taxa locală de promovare turistică și nu verifică dacă actul e autentic. Raportarea rămâne a ta, sau a contabilului tău.

Ce câștigi e partea de dinainte: datele adunate corect, scrise de omul care le știe, cu o zi înainte de sosire, ținute cum trebuie și șterse la termen. Pentru cele mai multe gazde, aia e ora recuperată în fiecare lună și pozele scoase din telefon.