Dietro le quinte
Prenotazioni che arrivano da sole
Incolli il link del calendario di Airbnb o Booking.com e le nuove prenotazioni compaiono qui con le loro date. Imposti una volta sola cosa deve valere per tutto il resto.
Senza
- Ogni prenotazione la scrivi due volte, una sul portale e una qui.
- Te ne dimentichi una, e quell'ospite non riceve mai un link.
- Una cancellazione su Airbnb lascia qui un link vivo che funziona ancora.
Come funziona
Airbnb, Booking.com e quasi tutti gli altri portali sanno darti un link del calendario — un indirizzo web che elenca le tue date prenotate. Nelle loro impostazioni di solito si chiama esportazione iCal.
Incolli quel link qui e gli dai un nome. Da lì in poi le nuove prenotazioni di quel calendario compaiono nel tuo elenco, e tu emetti un link della guida invece di ribattere una prenotazione.
Puoi collegarne più di uno, così una struttura pubblicata in due posti ha entrambi i calendari che alimentano lo stesso elenco.
Importare da Airbnb
Airbnb tiene il link dentro il calendario, non nelle impostazioni dell’account, e lo chiama collegamento a un altro sito.
- Apri Calendario e scegli l’annuncio.
- Vai su Disponibilità.
- In Collega calendari, scegli Collega a un altro sito.
- Copi l’indirizzo che ti dà Airbnb e lo incolli qui.
L’indirizzo finisce in .ics. Airbnb esporta un calendario per ogni annuncio,
quindi tre annunci vogliono dire tre link, ognuno aggiunto qui come
calendario a sé.
Importare da Booking.com
Nell’extranet apri Tariffe e disponibilità e cerca Sincronizza calendari in quel menu. L’esportazione ti dà il link da incollare qui.
Se Sincronizza calendari non c’è, non te lo sei perso. Booking.com dà l’esportazione del calendario solo ad alcune strutture, e due cose te la tolgono:
- Hai già collegato un altro strumento. Se un channel manager o un gestionale guida il tuo annuncio attraverso la connettività di Booking.com, il calendario appartiene a quello strumento e l’esportazione iCal sparisce dall’extranet. O l’uno o l’altra, mai insieme.
- Le camere sono configurate troppo in profondità. L’esportazione è pensata per strutture semplici — poche tipologie di camera, con una sola unità ciascuna. Una camera che si porta dietro più tipologie ti lascia fuori.
Nessuna delle due è un vicolo cieco. Se un programma esterno gestisce il tuo annuncio su Booking.com, quasi certamente pubblica anche lui un link di calendario — colleghi qui quello e ricevi le stesse prenotazioni, dal sistema che già le possiede.
Importare da qualsiasi altro portale
Vrbo, Expedia, Google Calendar, un channel manager, il tuo gestionale: se pubblica un link iCal, qui funziona allo stesso modo.
Dai un nome a ogni calendario quando lo aggiungi, perché quel nome è quello che vedi accanto a una prenotazione importata. Chiamalo come il portale e non come la struttura — vorrai sapere che una prenotazione arriva da Booking.com molto più spesso di quanto vorrai ricordare per quale appartamento è.
Un calendario dà le date e quasi nient’altro
È la cosa da capire prima di collegarne uno.
I link dei calendari sono volutamente scarni. Portano le date e un identificativo, e raramente molto altro — di solito non il vero nome dell’ospite, mai quanti bambini porta.
Quindi, invece di far tirare a indovinare l’app, le dici una volta sola come deve essere una prenotazione importata:
- Un nome da usare, quando il calendario non ne fornisce uno
- Quanti ospiti dare per scontati
- In quale lingua deve aprirsi la loro guida
- Per quanti giorni il link deve continuare a funzionare dopo il check-out
- Se chiedere i dati degli ospiti
- Quanto in avanti importare, da una settimana a due anni
Quello che è sbagliato su una singola prenotazione lo correggi su quella prenotazione. I valori predefiniti servono solo a farti correggere un campo invece di compilarne sette.
L’orizzonte
Le prenotazioni oltre il tuo orizzonte vengono lasciate stare finché non si avvicinano.
Così il tuo elenco resta sulla stagione in cui stai davvero lavorando invece di mostrarti qualcosa fra diciotto mesi che comunque cambierà due volte prima di succedere. Il valore predefinito è un anno, e puoi impostare da una settimana a due anni.
Le cancellazioni si segnano, non si eliminano
Quando una prenotazione sparisce dal calendario, l’app non la cancella.
La segna come annullata e la lascia lì. È voluto: potresti aver già mandato a quell’ospite il suo link, e far sparire la prenotazione in silenzio ti lascerebbe senza traccia di un link che hai dato a qualcuno.
Se la prenotazione ritorna — e succede, perché i portali spostano le cose — il contrassegno si toglie da solo.
E se sei stato tu ad annullare a mano una prenotazione qui, una sincronizzazione non ti sovrascrive. Hai già preso una decisione; il calendario non ha diritto di discuterla.
Niente viene indovinato due volte
Ogni prenotazione arrivata da un calendario conserva un riferimento a dove è nata, quindi una nuova sincronizzazione riconosce quelle già importate e le aggiorna invece di creare duplicati.
Dopo ogni sincronizzazione vedi cosa è successo: quante ne sono state create, aggiornate, annullate o saltate, e se il calendario è stato leggibile.
Il tuo link del calendario è un segreto
Vale la pena dirlo chiaramente, perché è facile sottovalutarlo.
Un link di calendario è pubblico per chiunque ce l’abbia, ed espone tutte le date prenotate della tua struttura. Chiunque abbia quell’indirizzo può vedere quando da te è vuoto.
Proprio per questo qui viene conservato cifrato, ed è trattato come una credenziale e non come un’impostazione.
Quanto costa
La sincronizzazione dei calendari fa parte di Pro. Creare le prenotazioni a mano ed emettere i loro link è nel piano gratuito.
FAQ
Dove trovo il link del calendario?
Nelle impostazioni di Airbnb o Booking.com, dove di solito si chiama esportazione del calendario o link iCal. Lo copi e lo incolli qui. Deve essere un link https.
Booking.com non mi mostra la sincronizzazione dei calendari. Perché?
Perché qualcos'altro possiede già il tuo calendario lì, oppure le camere sono configurate più in profondità di quanto l'esportazione sopporti. Booking.com la nasconde quando è collegato un channel manager o un gestionale, e quando una camera si porta dietro più tipologie. Il link di calendario di quell'altro strumento funziona altrettanto bene.
Rimanda la mia disponibilità ad Airbnb?
No. Legge soltanto. Niente di quello che fa quest'app viene riscritto sul portale, e il tuo annuncio non viene toccato.
Cosa sa una prenotazione importata sull'ospite?
Di solito solo le date. I link dei calendari portano ben poco altro, ed è per questo che il resto lo imposti tu come valori predefiniti invece di far tirare a indovinare l'app.