I dati del documento, raccolti prima che suonino alla porta

Perché in Italia questa parte pesa più di altre

Chi ospita in Italia deve comunicare i dati di ogni ospite alla Questura tramite il portale Alloggiati Web della Polizia di Stato, entro 24 ore dall’arrivo — entro 6 ore per i soggiorni più brevi di un giorno. È un obbligo che nasce dall’articolo 109 del TULPS, quindi non è una semplice seccatura amministrativa: l’omissione è una contravvenzione, e le sanzioni arrivano a poche centinaia di euro per ogni ospite non comunicato.

I dati richiesti sono sempre gli stessi: nome e cognome, data e luogo di nascita, cittadinanza, tipo e numero del documento.

Il punto è che quelle 24 ore partono dall’arrivo. Se una famiglia di quattro persone arriva alle 23:30, i dati di quattro documenti vanno inseriti entro la sera dopo — e nella pratica quasi tutti li ribattono da fotografie fatte in fretta sul pianerottolo, con la luce delle scale.

Ed è qui che nasce il problema di cui non parla nessuno: quelle foto restano nella galleria del telefono. Finiscono nel backup sul cloud, a volte su WhatsApp, accanto alle foto delle vacanze. Documenti di identità di persone che non hai più motivo di ricordare, conservati per sempre perché nessuno si ricorda di cancellarli.

Questa pagina parla di togliere quei dati dalla galleria del tuo telefono.

Come funziona

La raccolta si attiva su ogni prenotazione, non una volta per tutta la struttura. Quando crei o modifichi un soggiorno, la accendi per quell’ospite.

L’ospite apre il link che gli hai già mandato. In cima alla sua guida compare una richiesta chiara di completare i dati. La tocca, compila dal telefono e invia. Tutto qui — sempre senza account, senza password e senza niente da installare.

Tu vedi quello che ha inviato direttamente sulla prenotazione e puoi scaricare tutto come file CSV quando vuoi.

La differenza pratica è semplice: invece di stare sul pianerottolo a mezzanotte con il documento di qualcuno in mano, i dati sono già lì, scritti dalla persona che li conosce meglio, il giorno prima. Il giorno dopo li ricopi su Alloggiati Web da uno schermo, non da una foto.

Due strade, e in Italia conta sapere quale

La foto del documento. L’ospite scrive il proprio nome e fotografa il documento. È la strada che funziona con qualsiasi documento, compresa la carta d’identità italiana, ed è quella che consigliamo per una struttura in Italia. La fotografia finisce direttamente in uno spazio privato, e tu leggi i dati con calma, a un’ora ragionevole.

Il modulo scritto. L’ospite digita i suoi dati. Oggi questo modulo è costruito attorno ai documenti rumeni — chiede serie e CNP a un cittadino rumeno, e a chiunque altro chiede passaporto o permesso di soggiorno. Per un ospite italiano con la carta d’identità non è ancora la strada giusta, e preferiamo dirtelo qui piuttosto che fartelo scoprire con un ospite bloccato sul modulo.

Puoi anche decidere tu quale delle due permettere, o lasciare la scelta all’ospite.

Cosa succede ai dati

Sono dati di identità, quindi sono trattati come tali e non depositati come una sezione qualsiasi della guida.

Sono cifrati. Il numero del documento e l’indirizzo di residenza vengono cifrati prima di essere scritti nel database.

Le fotografie sono private. Finiscono in uno spazio di archiviazione che non è mai pubblico, e ti vengono mostrate attraverso link che scadono dopo poco.

Si cancellano da soli. Ogni invio porta con sé una data di cancellazione, calcolata dal check-out più il periodo che scegli tu. Il valore predefinito è trenta giorni. Puoi impostare da un giorno a un anno. Quando la data arriva, il dato e le sue fotografie spariscono senza che tu faccia nulla. È la differenza rispetto alla galleria del telefono: qui la cancellazione avviene anche se te ne dimentichi.

Non escono dal sistema per comodità. I dati di identità non vengono mandati da nessuna parte per essere tradotti, non entrano in nessuna statistica e non addestrano nulla.

Cosa non fa

Vale la pena dirlo senza giri di parole, perché altri prodotti di questo settore si vendono esattamente sulla promessa qui sotto.

Non trasmette nulla ad Alloggiati Web né a nessun’altra autorità. Non richiede e non gestisce il CIN. Non calcola, non incassa e non versa l’imposta di soggiorno. Non verifica se un documento è autentico e non conferma che la persona sia chi dice di essere. Non emette fatture ai tuoi ospiti.

E soprattutto: non sostituisce il riconoscimento di persona. Dal 18 novembre 2024 il Ministero dell’Interno chiede un riconoscimento visivo dell’ospite — dal vivo o in videochiamata — prima che le chiavi cambino mano. Raccogliere i dati in anticipo non toglie quel passaggio. Lo rende solo più corto, perché quando apri la porta sai già chi stai aspettando.

Quello che facciamo è raccogliere i dati in modo corretto, prima dell’arrivo, conservarli come si deve, restituirteli in un file che puoi usare e poi cancellarli alla scadenza. Gli adempimenti restano tuoi, e sulla tua situazione conviene sentire un commercialista: noi non diamo consulenza.

Se ti serve qualcuno che carichi i dati al posto tuo, lo diciamo apertamente nel confronto con Chekin — loro lo fanno, noi no.

Quanto costa

La registrazione degli ospiti fa parte di Pro, a 5 € al mese. Comprende le fotografie dei documenti, la cifratura, la cancellazione automatica e l’esportazione in CSV, per tutte le strutture del tuo account.